Çar. Eyl 22nd, 2021

Rehberlik Online

Gelecek Yolunda Rehberlik

Etkin Zaman Yönetimi ve Çeşitleri

Gelecek Yolunda Rehberlik

Zaman paha biçilmez bir kaynaktır. Belirli bir ritimle akıp gitme özelliğine sahiptir. Bu akıp giden zaman geri döndürülemez özelliktir. Zaman demokratik bir şekilde herkese eşit paylaşılan bir kaynaktır. Hepimizin günde 24 saati, her haftada yedi günü vardır. Zaman satın alınamaz, biriktirilemez, ödünç alınamaz, çalınamaz ve hiçbir şekilde değiştirilemez. Tek yapabileceğimiz sahip olduğumuz zamanı en iyi şekilde değerlendirmektir.

Zamanın tek bir davranışı vardır: Durmadan akar. Toplanamaz, depolanamaz, tekrarlanamaz ve sadece harcanır. İnsan sınırlı bir yasama sahip olduğu için zamanı etkin kullanmak zorundadır. Zaman konusunda şikayet eden kişilerin birçoğu zamanı iyi kullanmasını bilmeyenlerdir. Tıpkı diğer kaynaklar gibi, zaman da etkili bir biçimde değerlendirilebilir veya boşa harcanabilir.

Ünlü Fransız filozof Voltaire’in  zamanı çok güzel ve anlamlı bir şekilde tanımlayan sözü vardır: “Dünyanın en uzun ve en kısa, en çabuk ve en yavaş, hem minicik parçalara bölünebilir hem de kitlesel, bir yandan kıymeti bilinmeyip öte yandan hep istenen, onsuz hiç bir şey yapılamayan, küçük olan şeyleri yutuveren, büyük şeylere ise hayat veren, mucizevi bir şeydir zaman…

Kısacası zaman bir değerler dizgesidir.

Zaman Yönetimi

Zaman yönetimi, zamanın amaçlar, sorumluluklar, zevkler, hobiler arasında dengeli bir biçimde paylaştırılması; özel yaşam, sosyal yaşam, aile yaşamı, iş yaşamı ile ilgili etkinliklerin etkili ve verimli bir biçimde planlanması ve gerçekleştirilmesi demektir. Zaman yönetimi bir bireyin yaşamında verimlilik, hedeflere ulaşma, kariyer gelişimi, başarı gibi konularda iyi olabilmesi ve dengeli bir yaşam sürebilmesi adına olmazsa olmaz elzem bir konudur.

Zaman yönetimi ilk bakışta görünmeyen birçok hususta kazançlar sağlamaktadır. Stresten kurtulmaya yardımcı olur. İş ve özel yaşam arasındaki dengeyi kurmaya yardımcı olur. Kişisel üretkenliğin artmasına ve kişisel hedeflere ulaşılmasına ve bu yolla da başarıya ulaşılmasına yardımcı olur.

Bir diğer açıdan zamanı iyi kullanmama sonucunda insanlar temel anlamda bazı sorunlarla karşılaşabilmektedir. Verimsizlik, etkili olamama, özellikle iş hayatında terfi edememe, kişisel hayatta ise değişeme ayak uyduramayıp gittikçe kalıplaşma sayılabilir.

Zaman Yönetimi Çeşitleri

  1. Gerçek zaman: Objektif zaman olarak da bilinir. Saatin gösterdiği zamanı ifade eder. Değişmez ölçütlerle herkes tarafından aynı şekilde ölçülebilen zamandır. Herkesin sahip olduğu zamandır.
  2. Psikolojik zaman: Subjektif zaman olarak da bilinir. Kişiden kişiye değişebilen bireyin hissettiği zamandır.
  3. Biyolojik zaman: Bireyin alışkanlıklarına göre ayarlanıp düzenlenebilen zaman türüdür. Yaşanan coğrafya, iklim, yaşam stresi biyolojik zamanı değiştirebilir. Uyuma uyanma saatlerinin düzenlenmesi, yeme içmenin zamanlaması örnek olarak verilebilir.
  4. Yönetsel zaman: Bireyin kendi zamanının dışında birlikte zaman geçirdiği kişileri içeren zaman türüdür. Birden fazla kişinin ortak zamanını ifade eder. Planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim, yönetim gibi özellikleri içerir.

Etkin Zaman Yönetimi

  • Zamanınızı nasıl geçirdiğinizle ilgili ayrıntılı bir günlük çıkarın.
  • Önceliklerinizi belirleyin.
  • Ziyaretlerinizi düzene koyun.
  • Düzenli çalışma sistemi oluşturun.
  • Çalışma sisteminize göre etkili bir masa düzeni oluşturun.
  • Gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin.
  • “Hayır” demesini bilin.
  • Zor ve sevimsiz işleri öncelikle bitirin.
  • Mükemmeliyetçilikten kaçının.
  • Yorucu ve zor işleri sabah saatlerinde yapın.
  • İş yaparken konsantre olun ve dikkatinizi dağıtacak uyarıcıları etrafınızdan uzaklaştırın.
  • İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın.
  • Mutlaka kendinize zaman ayırın ve formda kalabilmek için keyifli zaman geçirin
  • Etkin zaman yönetiminde Stephen R. Covey’in zaman yönetimi matrisinden faydalanın.

 

  Acil Acil değil
Önemli Hemen yapın. Ne zaman yapacağınıza karar verin.
Önemli değil Delege edin. Boş verin. 

 

Etkin Zaman Yönetiminin Engelleri

  • Acelecilik ve kararsızlık
  • Gereksiz – aşırı iletişim (telefon ve medyanın aşırı ve gereksiz kullanımı)
  • Ayrıntılarla fazlaca takılı kalmak
  • Planlanmamış zaman kullanımları (Ani ziyaretler, arkadaş görüşmeleri)
  • Önceliklerin belirlenmemiş olması
  • Hedeflerin belirsizliği
  • Ekip çalışmasındaki eksikler
  • Yetersiz ve gereksiz toplantılar
  • Dağınık yerleşim ve masa düzeni
  • “Hayır” diyememek
  • Her şeyi okumaya çalışmak ve hızlı okumayı bilmemek

İçinde olduğumuz anı, bugünü en iyi en doğru şekilde değerlendirebiliyorsak, en doğrusunu yapıyoruz demektir.

Geçmişin üzüntülerini duymanın, gelecek endişesi ile hayatı zehir etmenin anlamı yoktur. En değerli zaman şu andır.